浅谈乡镇计生服务中心的档案分类和整理

河南省乡镇、街道办事处计划生育服务中心（以下简称乡镇计生服务中心），乡镇计生服务中心是乡镇政府下属正股级事业单位。现就机构的设置、档案意义、档案分类和整理这些做如下介绍和探讨。

一、乡镇计生服务中心成立情况

1978年，中央下发了《中共中央文件》（中发[1978]69号）文件，69号文件规定：“县以上革命委员会要建立健全计划生育办公室，配备精干得力的工作班子，人员列入行政编制……农村公社、城市街道……要设一名计划生育专职人员……公社所设的计划生育专职人员……由省、市、自治区选配。”本人就是根据69号文件精神，1979年经河南省统一组织招考录用为公社计划生育专职人员的（注：准考证我仍保存着），我1980年1月，到信阳县王岗公社机关报到上班，从事计生管理工作。1981年春，上级通知公社管理计生的部门称为计划生育办公室，还发了公社计划生育办公室公章。

1982年，中央下发了中发（1982）11号文件，这个文件规定：“要健全充实各级计划生育管理机构，省、地、县建立计划生育委员会或相应的机构……公社要配齐专职干部。”

1989年以后，按照河南省有关部门统一安排，河南省乡镇（公社1983年以后改为乡政府）全部成立了计划生育服务所，职责是实施计生四项手术。

2005年，河南省进行乡镇机构改革，把原有乡镇计划生育办公室、计划生育服务所，整合组建为乡镇计划生育服务中心，职责是计划生育管理和服务工作。二十多年来，人员和机构、办公场所变化很大，就信阳来说，工作人员由原来一个公社一名增加到几十名，机构改革后精简到十名左右，办公场所由最初一间平房，到现在上档次的楼房几十间。

2006年4月以前二十多年间我一直在公社（注：1983年3月改为乡政府）计生部门工作，是公社（注：1983年3月改为乡政府）计生管理机构成立、乡镇机构改革的见证人。

二、乡镇计生服务中心档案的重要意义

乡镇计生服务中心工作量大形成的资料很多，单位工作人员开展工作，履行职责活动中产生了很多原始资料和记录。这些是提高计生和人口管理工作质量，服务管理水平的重要工具。乡镇计生服务中心档案不仅能够为上级开展计生和人口工作制定工作计划，提供有使用价值的资料，而且能为上级考核乡镇计生和人口管理、服务工作情况的重要依据。做好乡镇计生服务中心档案管理工作，是促进人口和计生管理服务、稳定低生育水平、提高人口质量，也是服务群众促进社会经济发展的需要。

三、乡镇计生服务中心档案的分类和整理

我在乡镇计生部门工作二十多年，长期从事计生档案工作（2006年3月以后调入浉河区畜牧局，仍从事档案工作），依据计生档案管理工作规定、技术规范、结合自己从事档案工作的经验，鉴于当前乡镇计生服务中心档案管理的实际情况，乡镇计生档案的分类和整理，应本着宜粗不宜细，方便查找的方法。

1.党务类。包括：会议文件、会议记录、党建、纪检、统战、信访、宣传、工会、共青团、妇联。

2.行政事务类。包括：发展计划、统计、文秘、总结、管理制度、计生、平安建设、安全生产、爱国卫生、环保、审计、后勤事务。

以上二类整理方法：一是按照“年度一期限一问题”进行整理，将上述列入归类挡范围的文件先按年度分开；二是再按“永久、30年、10年”三种不同保管期限分开。在归档上采取“单份归档法”方法，一是即按“年度一期限一单份”排序，将上述列入归档范围的文件先按年度分开。二是按“永久、30年、10年”三种不同的保管期限分开。三是最后按一顶的顺序将文件直接排序，列如：同一年文件，永久一从：“1”起，按顺序排，30年一从“1”起按顺序排列，10年一从“1”起按顺序排列。

3.统计工作类档案和整理方法。包括：人口信息采集情况、已婚育龄夫妇情况、新婚情况、人口出生死亡情况、为落实节育情况、重要调研材料等。

整理方法：依月报、季报、年报分别整理组卷。

4.生育证类档案和整理方法。包括：生育证发放登记薄、一、二孩生育证审批表，审批研究记录本等。

整理方法：按薄、表分别整理。

5.已婚育龄妇女康检类档案和整理方法。包括：已婚育龄妇女康检登记薄、已婚育龄妇女康检特殊情况记录本等。

整理方法：按薄、本分别整理。

6.药具类档案和整理方法。包括：药具入库登记薄、药具发放登记薄、药具使用情况统计表等。

整理方法：按薄、表分别整理。

7.证明证件类档案和整理方法。包括：出生证明、死亡证明、重大疾病证明、禁忌证证明、上环证明、引流产证明等。

整理方法：依“证明——问题”组卷。

8.计生科技类档案和整理方法。包括：成人父母伤残检查情况、儿童疾病检查证明、医疗卫生部门出具手续、上级部门下发可生二孩的文件等。

整理方法：采取“一人证明一档、一卷”方法组卷，批示文件一卷整理。

9.流动人口管理类档案和整理方法。包括：流出人口登记表、流入人口登记表、寄回康检证明、统计报表等。

整理方法：按流出、流入表分别整理，寄回康检证明，依一个村一册整理。

10.计生帮扶类和整理方法。包括：帮扶登记表、文件等。

整理方法：按帮扶单位分别组卷整理。

11.独生子女父母辅助类档案和整理方法。包括：调查登记表、户口薄复印件、身份证复印件等。

整理方法：采取“一人一档”的方法。

12.计生协会类档案和整理方法。包括：计生协会会员登记表、协会活动记录等。

整理方法：按登记表、活动记录分别整理。

13.人口学校培训类档案和整理方法。包括：参加培训人员名册、教案、考试成绩名册等。

整理方法：用“一次一卷”的方法组卷

14.政策法规类档案和整理方法。包括：计生服务中心开展执法用的法律法规、规范性文件，例如：《中华人民共和国人口与计划生育法》、《河南省人口与计划生育条例》等。

整理方法：按法律法规实施时间分别组卷。

15.乡镇计生服务中心执法查处类档案和整理方法。包括：对计划外生育户、计划外怀孕者等违法行为查处的案件文书材料。

整理方法：依“案件——问题”组卷。

16.大型财产项目类档案和整理方法。大型财产项目类档案，包括：单位自建或购置办公房（楼）、宿舍、设计、招投标、竣工验收等过程中形成的文件（不含房产权原件、产权证原件，这应视有价证卷另外保管）。

整理方法：依“财产项目——分问题”的方法组卷。先按不同的财产项目分开，再在单个项目里面，视材料多少组成一个卷或按问题组成多个卷。

17.会计类档案和整理方法。包括：乡镇计生服务中心开展管理活动过程中，形成的各种会计凭证、帐薄、财务报告、财务报表。

整理方法：按凭证、帐薄、报表（报告）分别整理。

18.人事类档案和整理方法。计生服务中心人事档案具体范围。一种正式在编干部身份财政供养的人事档案，其档案由人社局（老人在档案室，新人在人才交流中心）管理。还有一种是正式在编工人身份的其档案由单位主管部门乡政府办公室保管。乡镇计生服务中心为人员管理，自己建立了复印的工作人员档案。包括：入编表、调入介绍信、安置介绍信、简历表、学历证、职称证、身份证、晋升工资审批表、社保材料、医保材料等。

整理方法：采取“一人一档一袋”的方法。

19.声像类档案和整理方法。声像类档案包括：乡镇计生服务中心在开展工作过程中的录像带、录音带、照片、光盘等材料。

整理方法：依载体形态结合时间、问题分别整理。

20.受奖实物类档案和整理方法。受奖实物类档案包括：乡镇计生服务中心所获荣誉性奖状、锦旗、奖杯、奖牌、纪念品等。

整理方法：依载体形态结合时间编号保管。

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