石油管道企业信息化建设中业务流程的风险识别与重构

摘 要：信息技术日新月异，企业信息化已经成为一种趋势。石油行业是较早应用信息技术的行业之一，经过多年的发展，具有石油行业特色的信息化建设已经具备较好的基础和较大的规模，作为信息化程度较高的石油管道企业，从真正意义上实现了“数字行业”

关键词：石油；管道；风险识别；重构

同时，作为企业精细化管理体现的标准业务流程的推广依托企业信息化，实现了石油管道企业管理的跨越式的发展。然而，随着信息化建设的深入推进，企业标准业务流程也将随之改变，过程控制必将存在着非等值的风险和缺陷，这就需要二者间的逐步修正和重构。

一、企业信息化及石油管道企业信息化建设的现状

企业信息化，是指企业利用计算机和其他现代信息技术手段，通过对企业内外部信息资源的深入搜集、开发和加工，将其应用于企业生产、技术、管理等领域，从而不断提高企业经济效益的过程。企业在一定的深度和广度上利用计算机技术、网络技术和数据库技术，控制和集成化管理企业生产经营活动中的所有信息，不仅可以实现企业内外部信息的共享和有效利用，而且可以提高企业的经济效益和市场竞争能力。当今，信息已成为与能源和材料同等重要的战略资源，信息技术及其相关产业正不断与传统产业结合，成为世界范围内促进经济和社会发展的重要助推器。信息化水平也已成为一个企业的现代化水平和综合实力的重要指标。因此，世界各大企业都把加快信息化建设作为其优先发展的战略。

中国石油是国内较早开展信息化建设的企业之一。它把信息化建设作为提高决策效率、提升管理水平、推进科技进步、防范经营风险、增强核心竞争力的重要手段，作为实施“资源、市场和国际化”三大战略的重要举措，作为建设一流现代化企业和具有较强国际竞争力的综合性国际能源公司的重要支撑。公司成功实现了依托中石油内部网络平台利用计算机实现对产品生产运输过程的自动控制及数据采集，并且利用信息技术实现企业内部管理的系统化。目前，办公OA、生产过程管理PAPS、合同管理、计划统计管理、业务流程管理、培训管理等诸多系统都已有效应用，集成了石油管道企业特征业务的ERP系统也正式上线推广应用。

然而，信息化在企业中的实施是双面性的，不管是把信息化当作工具来使用，还是当作一场普及革命来推动，它都可以理解为传统价值向新兴价值的转变，自然在实际操作中，不可能用单一的价值标准来指导实践。目前，企业信息化特别是ERP项目实施中，尽管推进的过程中仍不免会出现各种各样的困难，主要原因在于基础管理跟不上、操作步骤繁琐、预算控制效果差等，但它在发展趋势上得到了大多数企业员工的普遍认同。ERP对企业整个供应资源进行管理，注重精益生产、同步过程和制造，进行事先计划和事中控制，在市场竞争急剧白热化的今天，无疑对企业提高竞争力，提高企业经济效益有着重大的作用。

二、企业信息化对人员的影响

实施信息化只是企业一种有效的手段、一种工具，它只能起到推进和支持作用，而不是全部作用。因为，技术不是万能的，我们只有通过它来改变过程和管理，改进生产力，提高满意度，增强企业的核心竞争力。因此，不能抛开企业的其它要素来单独谈企业信息化，否则，企业信息化的投入也只能让企业得到微小的改进。但是我们也应该充分认识到，改变人的行为，改变传统的习惯相对于推广一项新技术而言要困难得多。一般情况下，企业信息化系统的实施对企业各阶层人员的影响是不一样的。推行企业信息化对于不同层次的人员将会产生不同的影响，因而也将会有不同的阻力。

首先，基层人员在企业信息化中应用的是数据处理系统，是以提高效率为目的，他们的担心是系统代替了人的工作，引起作为工作人员本身的价值体现降低或工作负担过重。当然，还有不愿学习新知识和不愿放弃旧的工作方式的人。因此，它对基层的影响是工作方式的改变，是效率的提高和人员的减少。

其次，中层人员在企业信息化中应用的是信息控制系统。不仅是提高效率，还要价值增值，他们最担心的是自己在这种变革中将受到多大的影响。是退下来作为这种改变的代价，还是跟上和适应这种改变？因此，它对中层的影响是引起组织结构和权利结构的改变，以及岗位职责的转移。

最后，高层人员在企业信息化中应用的是决策支持系统。主要用于提高效益和寻找机会。他们并不担心企业信息化对其本身的影响，他们最担心是如何处理眼前利益和长远利益的矛盾；如何认识通过企业信息化而产生的变革与企业发展的关系；如何克服自下而上的阻力等等。因此，对于高层的影响可能是管理幅度的扩大和决策方式的改变。

从上面可以看出，企业信息化建设促进了企业的变革，但是随着企业的变革又会在企业中产生一系列的对企业信息化建设的阻力。企业信息化为企业变革提供了必要的工具支持，同时其他变革又可以促使企业信息化及其技术的进一步完善，形成一个互动的良性循环过程。

三、企业标准业务流程的推广及实施

企业信息化是业务与管理的精细化。技术只是企业信息化的手段、载体和实现形式，如果没有业务和管理的优化，即使运用再先进的技术或系统都可能导致“南辕北辙”。所以，业务流程不清，管理架构不明，企业在实施信息化应用系统时会遇到很大障碍，甚至可能导致系统实施陷入旷日持久的拖延、“拉锯”状态。如果业务流程管理基础薄弱，再先进的软件系统也只能是建立在沙滩上的宫殿。

管道公司充分认识到问题的关键所在，从2007年启动了公司全面业务流程的梳理工作。从业务着手，按部门、岗位对管理的业务流程进行逐一排查、梳理，形成了适应石油管道企业的全面业务流程模板，随即在全公司范围内进行了推广试运行。该标准流程尤其对已应用的信息系统和即将推广的未上线的应用系统的步骤流程进行了确认和优化，使其满足企业内部控制的管理要求和法律法规。公司利用两年的时间对该模板进行了梳理-需找差异-统一协调-再梳理-发现问题-解决问题-试运行-发现问题-整改解决-正式运行的模式，符合事物发展的规律，并取得了较好的效果，目前，该模板已在全公司范围内有效运行。

四、企业信息化建设中业务流程的风险识别

（一）授权批准缺乏有效牵制

授权批准是企业业务流程中最起初的控制。信息技术条件下操作权限的授予与手工环境完全不同。手工环境下处理相关业务时，在该业务的各个环节都需要由具有相应权限的人员签章，形成了层层复核、道道把关的严格审核机制。而在信息技术条件下，操作人员利用特殊的授权电子章或口令获取某项权利或进行特定操作。用口令方式授权是信息技术条件下常见的和基本的内部控制，但口令一旦失控将会对企业造成重大损失。

（二）电子信息处理缺乏可视痕迹

手工环境下，企业的相关业务处理都是记录在纸张之上，这些纸质原件的数据若被修改，则很容易辨别出修改的痕迹，这也是传统纸质原件的一个基本特征。但是，信息系统环境下原来纸质的数据被直接记录在磁盘或光盘上，很容易被删除或篡改，并且在技术上对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，这样就很难辨别哪一个是业务记录的“原件”。另外电磁介质容易受到损坏，这使得企业信息很大程度上存在丢失或毁坏的危险。

五、信息化建设进程中业务流程重构的必要性

信息化建设和推进过程中所凸显出来的问题引发了热烈讨论，一些建设性的分析和建议也被提了出来，但总体意见尚未统一。在企业管理实践方面，都进行了一系列的创新，提出了一系列新的管理概念与模式，如业务重构、学习型组织、精益生产、虚拟企业等，这些管理新模式在很大程度上为后来的企业信息化改造准备了条件。而我国的企业管理理论和实践创新应该说都相当滞后，单纯地依靠信息化软件的引进，其运用效果就会大打折扣。因此要想获得信息化所带来的巨大效益，就必须按照信息化对业务流程、组织结构、制度等方面的新要求，在前期对企业进行一系列“再造”。

流程重构在具体的实施过程中，也有其自身的先后次序，也就是流程重构本身的实施流程，即实施的基本步骤。作为石油管道企业也需要遵循“目标-功能-载体”这一人工系统生成的基本逻辑来进行业务流程重构。首先需要对流程进行调研，应用流程描述工具对信息系统流程进行识别；以流程作为纽带，将企业中各个任务进行连接，并划分层次；按照流程分类的方式构建企业流程体系。其次是需要选择重构及优化对象。在实际流程重构过程中，对所有的流程进行重构或者优化并不容易实现，因此需要对重构和优化的业务流程进行优先顺序排序。

流程重构后，建立以流程为导向的绩效管理机制。以流程绩效指标为依据，对流程重构实施的效果进行评估，与事先确定的绩效目标进行对照，评价是否达到既定的目标，如在时间成本等方面的改进程度，流程信息管理的效率等。同时要在企业中建立长期有效的组织保障，这样才能保证企业业务流程持续改善的长期进行。

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