对水利档案管理工作的几点建议（任俊霞,郭红光）

 

水利工作中形成的资料档案，是水利建设成果的历史记录，它是今后水利建设重要的信息资源，是水利管理工作决策的重要依据，在水利发展与改革中起着不可替代的作用。

1．对水利档案的基本认识

水利档案除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，较之其他档案有以下几方面专业特点。

1.1内容丰富．综合性强

水利工作涉及面广、内容繁杂，在水利工程建设中往往牵涉到农业、工业、交通、电力、通信、市政、生态环境等各个方面，再加上水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此形成的水利档案也就具有多元性和综合性，不仅仅是某一学科的信息反映，而是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。

1.2受时空限制，形成的时机性强

水利工作是人类改造自然的活动，因此必然要受自然规律的制约和影响，一年四季都有其特定的工作内容，春季抗旱，夏季防汛，秋冬开展岁修工程等等。在这些工作过程中形成的大量档案，特别是汛期一日多变的水文、气象数据，以及因防治洪涝灾害而抢做紧急工程的信息等，都明显具有形成时间短、季节性强的特点。

1.3受工程规模大小影响，形成周期差异大

根据不同的工程效益、水文地质条件、河床演变情况、险情隐患，以及其他因素所确定的水利建设工程，周期长短悬殊较大。一般的江河护坡工程，以及面广量大的农田水利工程，通常仅需要几个月即可完成。而大型的河道工程、水库、闸坝建设，则需要几年或更长的时间才能完成。施工周期长短不同，就必然使得相应工程档案形成周期差异较大。

1.4文书与科技档案相互渗透

水利工作实施的是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因此形成的业务性文书与科技档案联系紧密，甚至相互渗透、相互交叉。许多文书不仅是档案的前期活动记录，而且明显具有文书档案与科技档案一体化的趋向。

2．加强水利档案管理的几点建议

2.1建立科学的档案管理网络

建立水利档案管理网络，把分散的档案进行整体管理。建立网络的原则：一是覆盖范围要大，即相关业务部门均应有专人负责本部门、本单位文件的收集、归档工作，尤其是临时机构及外部施工点，更不能疏漏。二是人员要精干，职责要明确。三是专职、兼职相结合，由行政办公室负责综合协调管理。

2.2推广文书、科技档案一体化管理模式

作为水利单位，文书档案及科技档案的严格划分似无十分必要，除纯属党政活动、干部人事文件单独立卷外，可以实行综合性一体化管理。因为：第一，从科技档案和文书档案的本质属性看，它们都是本单位业务实践活动的历史记录，它们之间有着不可分割的联系。第二，水利档案在形成过程中出现大量的专业性文件材料，即政策依据、施工依据、经费使用依据等文字材料，这些依据性文件如不与科技档案组合在一起，就不能保证档案的完整性、系统性、正确性，同时也会出现重复归档，增加档案管理的难度。第三，水利系统基层单位机构规模较小，档案管理人员多兼管文书工作，对文件的来龙去脉十分清楚，能及时掌握单位的工作情况和进展情况。因此，能抓住时机安排收集工作，使一些周期较短的档案及时收集，避免档案材料的疏漏和散失。

2.3夯实档案业务基础工作

一是档案收集要及时、完整。档案的收集工作是档案管理的基础和前提，依据水利档案形成的特点，基层单位必须区别不同情况，确定相应的收集方法，以保证档案的完整性。对于那些形成周期短、时间性强的档案，要做到及时收集，避免因时间拖延造成的内容混淆、遗缺，降低档案质量；对于形成周期长的档案，则应明确划分收集的时间区段，可以根据具体工作内容来划分，也可以根据工作阶段来划分，从而达到整体档案形成的完整性。另外，由于行政管理计划调整导致机构变迁时，为保持变迁单位档案的延续和完整，变迁单位应采取到原单位索取或复制等方法进行档案收集，将本单位在变迁过程中沿革的重要材料完整保存，为日后开展相关业务活动提供可靠的依据。二是制定符合水利档案特点的管理制度，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定。三是主动提供服务。基层单位档案管理的目的是将广大水利工作者劳动智慧的结晶变成重要的信息资源，使档案取之于水利为“龙头”的多个方面，用之于水利建设。同时，在搞好内部服务的过程中，要积极宣传档案的重要作用，增强用档人员的档案意识，提高他们共同参与档案管理的积极性。

2.4加大档案管理现代化建设力度

在档案管理中，缩微技术可解决长期困扰档案管理的问题，如将有关档案信息储存在计算机中，不仅便于检索，延长保存期，增加保密性，并可通过对比来选择最佳水利施工方案，达到节约人力、物力的目的。为此，要加大对档案工作的投人，尽快配备必要的先进设备，加快档案管理现代化步伐。

作者简介：

任俊霞，女，汉族，涉县水利局。

郭红光，男，汉族，涉县水利局。

来源：《河北水利》2007.8

    

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