创新档案管理理念实现档案管理信息化

摘要：随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于社会和经济发展，成为当前档案领域十分重视的一个研究课题。本文对档案管理理念以及其信息化进行了分析。

关键词：档案管理；创新理念；信息化

随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，传统档案由于保存、保养、管理难度较大，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。创新档案管理理念，改革档案管理制度，提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于社会和经济发展，成为当前档案领域十分重要的一个研究课题。

1 创新档案管理理念的重要意义

1.1创新是社会发展的必然要求。创新是时代发展、科技进步的重要动力来源。档案管理工作通过制度管理创新与管理手段的不断完善，可以从根本上保障档案管理工作的管理水平。过去守旧的档案管理工作已经无法满足档案管理信息化与档案管理工作的发展要求。因此，档案管理需要在过去传统原有的基础上予以创新也是顺应时代技术发展趋势的必然要求。

1.2创新是档案管理工作的重要保障。随着近年来国家社会经济、科技产业等的大力发展，档案管理作业涉及到的基础设施、信息化建设环境等都在很大程度上得到了有益改善，进而使得档案管理工作实践业务开展与信息资源建设成果都得到了显著增强。而档案管理工作仍然存在服务对象局限、服务项目单一、管理手段守旧、人员思想滞后等问题，所以通过管理体系制度的创新才能从根源上解决这些管理工作问题。

2 实现档案管理信息化的必要性

2.1方便资源共享

运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，极大地提高了档案利用工作的质量和效率。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到资源共享。

2.2提高传递的速度和安全性

在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术进行管理，可直接通过网络进行传递，有效提高了文件传递的安全性和及时性。

2.3 提高檔案管理效率

档案管理信息化运用先进的计算机技术和网络技术，对档案进行管理，将档案信息与原始档案资料分离开来，由传统的案卷式管理升级为电子文件管理，可以使文件资料的收集、储存、分类、统计和调阅更为方便和快捷，不仅大大减轻了档案管理人员的工作量，而且可以更好的实现资源共享，提高档案的利用效率。传统的档案管理系统，资料查找缓慢，资源、成本消耗大，信息资源不能很好的实现共享。信息技术的应用对档案资源进行了有效整合，加快了查找速度，能够达到资源共享，使档案管理更加便捷高效。

2.4办公效率提高

传统的档案管理过多依赖人工操作，资料收集的完整性很难保证，在分类和统计方面很难做到准确无误。借助计算机软件进行档案管理，文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅十分快捷，档案管理效率大大提高。

2.5 保存稳定性提升

电子文件载体材料的最大优点就是保存时间长。纸张的耐久性取决于高温、高湿、酸、酶、氧化剂等外界环境，时间耐久性无法保证。信息化电子文件不仅存取、读取方便快捷，易于传递、储存时间长，受外部环境的影响很小，稳定性很强。另外通过计算机网络技术管理文件，可以直接通过网络传递，保证了文件传递的安全性和及时性。

3 创新档案管理理念实现档案管理信息化的策略

3.1加强档案信息化管理

随着信息化技术的迅猛发展，要把信息化技术融入到档案工作管理中，以有效提高管理质量和管理的工作效率。单位要加强信息设备投入，采购必备的硬件与软件，应用网络与计算机开展档案管理，利用计算机与扫描仪做好文字与图片档案信息存档工作，做到信息的准确传递和合理应用。同时，要利用信息化加强对档案的开发利用，提供一个随时调取查阅档案信息资源的平台，有效提升档案管理工作的服务水平。

3.2增强档案管理意识

档案信息化建设中，培养员工的档案意识是开展档案工作的关键，要加大员工档案管理方面的培训，增强档案意识和管理意识，转变思想观念，在工作中严格把关，准确真实记录档案材料，细致认真鉴别档案资料，认真地装订、编号、分类和收集，严格执行登记、调阅等制度，做好档案的转递工作。

3.3健全管理机制

档案管理的根本目的是为了档案的有效利用，必须要健全档案管理机制，首先要清晰、准确和完整的采集信息，进行科学化和标准化的归类。制定标准管理体系，保证每一个环节的规范，推动档案的科学化、信息化、规范化管理。

3.4完善安全措施

档案管理工作主要是依靠人来执行一切工作，无论是传统的档案管理还是信息化的档案管理，安全性也主要是依靠人的主动性，这就会增加档管理工作的安全性，档案管理工作的信息化也会增加影响档案的保密性，因此为了能够促进档案管理的信息化进程，需要提高档案管理工作的安全性，避免黑客的对于系统的威胁，提高数据资源的安全性。

3.5 提高档案人员的依法治档意识

在档案管理信息化建设过程中，要大力宣传档案法律法规，从广度、深度、力度等方面加大对依法治档工作的重视，做到思想上有意识，行动上有作为，措施上有落实。要在全体档案工作者中树立牢固的法制观念，增强档案法律意识，提高档案法律素质，形成一种自觉学法、懂法、守法、依法办事的风气，并以档案法知识竞赛、档案知识讲座等多种形式掀起学习档案法律法规的高潮，使档案的法制观念深入人心。

4 结语

创新档案管理理念，档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，档案信息化是国家信息工程的提供重要内容，通过实现档案管理信息化，可以有效的提高档案工作效率，促进档案信息共享。因此要求我国在实际工作中，要把握机遇，不断在档案管理工作中进行创新，与时俱进，从而实现档案信息资源的高效开发利用。

参考文献：

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[2]傅露霞，路立龙. 企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案，2010（07）.

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[4]邵文宁.创新档案管理理念 实现档案管理信息化[J].办公室业务，2017（01）.

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