行政前台的工作内容

时间:2021-10-06 15:14:20  阅读:

    前台行政工作内容

  一、日常接待

  1. 接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。

  2. 接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。

  3. 接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。

  4. 接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。

  5. 面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。

  6. 接待频繁往来的相关人员:

  a) 快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。文章转载自:百分网 规章制度频道 原文地址:行政前台工作职责

  b) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;

  c) 送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。

  二、 办公用品管理

  1. 盘库:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;

  2. 购买:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货;

  3. 领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;

  4. 结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。

  三、日常事务

  1. 保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;

  2. 每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;

  3. 每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;

  4. 名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;

  5. 每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;

  6. 公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;

  7. 公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;

  8. 收发传真,协助各部门员工收发业务传真;

  9. 协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

  10. 新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。

  11. 积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。

  四、 接待工作

  1. 接待前准备工作

  a) 来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备;

  b) 会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位;

  c) 茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;

  d) 相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。

  e) 订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房;

  f) 预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话联系锦江富园大酒店预订房间,预订成功后向办公室主任汇报确认。

  2. 会议中服务工作

  a) 为开会人员添加茶水;

  b) 按照领导要求提供会议支持;

  c) 安排专人负责会议中的摄像工作;

  3. 会议后完善工作

  a) 组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。

  b) 如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。

  c) 会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用;

  d) 会议后器材的归库:会议后器材应及时归库,将相机及其他器材放回原处。

  行政前台工作内容

  前台行政工作

  一、卫生清洁

  会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生

  1、上班第一时间根据当天情况调整空调,整理会客室跟上级的办公室。注意事项:烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

  2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。

  需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;

  3、查看各个办公室饮水机是否有水,若已无或已不够当日饮用,即刻联系送水(客户编号:XXX,订水电话:XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够,及时添置;4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;

  5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关,关好门窗。

  6、下班前整理好办公桌椅,电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线,电话需统一摆放,保持整洁度。

  7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。

  二 会议

  1、例会:每周星期二上午10:00,如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.

  得到准确会议通知时,在会议开始5分钟前通知参会者,准时到达;会议开始前做好会议签到,无法及时参会者,需得到领导批准。

需要进行会议记录,按格式编排,需存档纸质版会议记录。

三 文印、传真、快递、电话管理工作

  1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作,办公室设备如若出现故障或耗材缺失,应第一时间进行维修,确保不影响各部门正常使用。

  传真工作

  传真件必须按照公司已有的模板传送。

  3、快递工作

  收发快递,按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。

  四 办公用品采购与管理

  1、各部门需求计划收集

  每月25日前收集各部门下月的物品需求计划,进行汇总,同时根据库存情况编制采购申请表,交由副总审批;

  2、其他公共物品采购计划

  公共物品包括:茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品,以及其

  他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品,此项公共物品若临时急用,可报经副总,进行临时采购,如果非急用,可在每月25日前汇总需求计划,进行集中采购。

  3、采购流程

  一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购,流程如下:A、首先编制采购申请表,交由副总审批;

  B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;

  C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后,填写报销单(含价格),整理好票据,交由财务审批; E、做好办公用具入库;

  五、办公用品发放

  1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后,月初予以集中发放;

  2、办公室内物品领取均需登记。

  3、每月定时对办公用具进行盘点。

  六、办公用品使用管理,

  1、对于借用的物品,需要归还的,需要跟踪归还时间,到时间还未归还的要与之沟通,超过三天的需说明原因及归还时间;

  2、对于交还的物品的完好性,需要予以当场双方检查确认,如有问题视情况需要借用人承担的,由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;

  七 来客接待

  接待流程:1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

  2、登记《客户来访登记薄》 ,弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访, 不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;

  3、倒水

  4、通知相关工作人员有人来访;

  5、来客告辞时起身道别;

  6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;

  7、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来, 则需在《客户来访登记簿》上注明;

  8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由,并确保工作人员及时回 复;

  9、《客户来访登记薄》需做好归档。

  八 档案管理、公文制定、文件收发等工作

  1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。

  2、放行条管理:依次为放行条编码,对相关经手人以及用途做好记录。

  3、公司证件:公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。

  九 通讯录管理

  1、熟悉公司人员的及通讯电话,及时更新公司内部员工的联系方式,负责公司电话的接听与转接。

2、需为新员工申请邮箱,同时更新公司内部员工联系方式。

  十 车辆管理

  一、车辆申请使用管理

  1、备有《车辆使用申请表》,由用车人在用车前填写此表,并交由相关负责人签字,行政部留存;若使用人在使用前未能填写,则交车后补填。

  2、使用人凭申请表到管-理-员处取车。

  十一、网络维护

  1、办公室网络维护:若遇上IP地址重复情况,可按以下步骤更改

  步骤:A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框,输入cmd

  B、输入ipconfig(输入法为英语即单击,为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。

  C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标),打开网络和共享中心,点击“更改适配器配置”,右击本地连接,选择属性,双击tnternet 协议版本4,选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。

  2、如仍无法解决问题,可致电联想公司(鲁先生:15681322101,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号:NO.2011010006.

  十二、公司钥匙的管理:公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排,需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。

  十三、考勤

  考勤记录:下载考勤设备的记录,根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。

  1、人员外出登记

  人员外出登记工作流程:A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等,并由相关领导签字批准方可外出;

  B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况;

  C、特殊情况,外出前未登记,需回公司后及时补登;

  D、前台人员负责提醒并督促其他员工,并于每月将外出情况汇总,与 考勤统计核对。

  2、请假:如有员工请假,需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意,需注明理 由再返回申请人。若特殊情况,未能提前提出假期申请,需及时致电相关领导说明事由,征求领导的同意方视为正常请假,回公司要及时补登。

  3、考勤统计工作流程:A、熟悉门禁考勤系统的管理,根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

  B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份,并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤,交由财务部;

  十四、招聘

  十五、完成领导交代的其他临时性工作。

  附:日常工作所需要的联系方式一份。

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