行政前台的工作内容

    前台行政工作内容

　　一、日常接待

　　1. 接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。

　　2. 接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。

　　3. 接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。

　　4. 接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。

　　5. 面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。

　　6. 接待频繁往来的相关人员：

　　a) 快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。文章转载自:百分网 规章制度频道 原文地址:行政前台工作职责

　　b) 物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;

　　c) 送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。

　　二、 办公用品管理

　　1. 盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;

　　2. 购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货;

　　3. 领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放;

　　4. 结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。

　　三、日常事务

　　1. 保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题;

　　2. 每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认;

　　3. 每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中;

　　4. 名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人;

　　5. 每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中;

　　6. 公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;

　　7. 公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;

　　8. 收发传真，协助各部门员工收发业务传真;

　　9. 协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

　　10. 新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件，提交办公室主任整理归档。

　　11. 积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。

　　四、 接待工作

　　1. 接待前准备工作

　　a) 来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;

　　b) 会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位;

　　c) 茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;

　　d) 相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。

　　e) 订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房;

　　f) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。

　　2. 会议中服务工作

　　a) 为开会人员添加茶水;

　　b) 按照领导要求提供会议支持;

　　c) 安排专人负责会议中的摄像工作;

　　3. 会议后完善工作

　　a) 组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。

　　b) 如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。

　　c) 会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用;

　　d) 会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处。

　　行政前台工作内容

　　前台行政工作

　　一、卫生清洁

　　会议室、会客室、副总、总经理办公室、茶水间、公共区域卫生

　　1、上班第一时间根据当天情况调整空调，整理会客室跟上级的办公室。注意事项：烟灰缸需铺上纸巾后滴水。

　　2、早上各个办公室进行开门、开窗通风;如有脏污需及时清理。

　　需要提醒办公室员工对自己的办公区域进行及时清洁;

　　3、查看各个办公室饮水机是否有水，若已无或已不够当日饮用，即刻联系送水(客户编号：XXX，订水电话：XXXXXXX);查看纸杯、抽纸等是否足够，及时添置;4、总经理、副总办公室桌等清洁;会客室的茶具清洗;

　　5、下班前关掉会客室茶桌电磁炉的开关，关好门窗。

　　6、下班前整理好办公桌椅，电脑与电脑的摆放需做到横看竖看均为一条直线，电话需统一摆放，保持整洁度。

　　7、下班时检查门窗、空调、电源等是否关闭。

　　二 会议

　　1、例会：每周星期二上午10:00，如有变动另行通知。未经过批准未出席者每次扣款50元.

　　得到准确会议通知时，在会议开始5分钟前通知参会者，准时到达;会议开始前做好会议签到，无法及时参会者，需得到领导批准。

需要进行会议记录，按格式编排，需存档纸质版会议记录。

三 文印、传真、快递、电话管理工作

　　1、行政助理负责对打印机进行保管、检查等工作，办公室设备如若出现故障或耗材缺失，应第一时间进行维修，确保不影响各部门正常使用。

　　传真工作

　　传真件必须按照公司已有的模板传送。

　　3、快递工作

　　收发快递，按照已有版本登记。所收取的快递在下班时间由收件人领取(急件除外)。

　　四 办公用品采购与管理

　　1、各部门需求计划收集

　　每月25日前收集各部门下月的物品需求计划，进行汇总，同时根据库存情况编制采购申请表，交由副总审批;

　　2、其他公共物品采购计划

　　公共物品包括：茶杯、纸巾、打印纸等非各部门需求计划内的物品，以及其

　　他原公司没有但经过调查发现需要采购的物品，此项公共物品若临时急用，可报经副总，进行临时采购，如果非急用，可在每月25日前汇总需求计划，进行集中采购。

　　3、采购流程

　　一般日用品(非办公家具、设备等大型物资)由行政助理进行采购，流程如下：A、首先编制采购申请表，交由副总审批;

　　B、凭借审批的采购申请表到财务处办理借支手续;

　　C、一般是到黄沙谊园(荔湾区黄沙大道28-32号)如有其它更好建议亦可。D、采购结束后，填写报销单(含价格)，整理好票据，交由财务审批; E、做好办公用具入库;

　　五、办公用品发放

　　1、任何办公用品的领用均需要登记;每月集中采购的物资(按照各部门的需求计划)在采购结束后，月初予以集中发放;

　　2、办公室内物品领取均需登记。

　　3、每月定时对办公用具进行盘点。

　　六、办公用品使用管理,

　　1、对于借用的物品，需要归还的，需要跟踪归还时间，到时间还未归还的要与之沟通，超过三天的需说明原因及归还时间;

　　2、对于交还的物品的完好性，需要予以当场双方检查确认，如有问题视情况需要借用人承担的，由借用人原价赔偿或重购;确认无误后签字;

　　七 来客接待

　　接待流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

　　2、登记《客户来访登记薄》 ，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访， 不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

　　3、倒水

　　4、通知相关工作人员有人来访;

　　5、来客告辞时起身道别;

　　6、客人离开后 清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

　　7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来， 则需在《客户来访登记簿》上注明;

　　8、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回 复;

　　9、《客户来访登记薄》需做好归档。

　　八 档案管理、公文制定、文件收发等工作

　　1、协助制定放假通知、会议通知等公文的书写、张贴工作;此类文书在有效期后均需存档。

　　2、放行条管理：依次为放行条编码，对相关经手人以及用途做好记录。

　　3、公司证件：公司证件复印领取需对相关经手人以及用途做好记录。

　　九 通讯录管理

　　1、熟悉公司人员的及通讯电话，及时更新公司内部员工的联系方式，负责公司电话的接听与转接。

2、需为新员工申请邮箱，同时更新公司内部员工联系方式。

　　十 车辆管理

　　一、车辆申请使用管理

　　1、备有《车辆使用申请表》，由用车人在用车前填写此表，并交由相关负责人签字，行政部留存;若使用人在使用前未能填写，则交车后补填。

　　2、使用人凭申请表到管-理-员处取车。

　　十一、网络维护

　　1、办公室网络维护：若遇上IP地址重复情况，可按以下步骤更改

　　步骤：A、WINDOWS微标键+R键出现运行对话框，输入cmd

　　B、输入ipconfig(输入法为英语即单击，为中文即双击enter键)即出现windows ip适配器相关信息。

　　C、右击网络图标(即任务栏上类似电脑的图标)，打开网络和共享中心，点击“更改适配器配置”，右击本地连接，选择属性，双击tnternet 协议版本4，选择“适用下面的IP地址”进行更改IP地址。

　　2、如仍无法解决问题，可致电联想公司(鲁先生：15681322101,020-36472070)进行沟通需如何去解决问题。会员编号：NO.2011010006.

　　十二、公司钥匙的管理：公司钥匙的编号均按照办公桌下的插座编码编排，需对员工所领取的钥匙进行登记。其他钥匙妥善保管。

　　十三、考勤

　　考勤记录：下载考勤设备的记录，根据外出单、请假单等进行考勤的核对和整理。

　　1、人员外出登记

　　人员外出登记工作流程：A、外出前在《外出申请单》上登记出发时间、目的地、事由等，并由相关领导签字批准方可外出;

　　B、回到公司在《外出申请单》上登记回来时间以及办事情况;

　　C、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登;

　　D、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月将外出情况汇总，与 考勤统计核对。

　　2、请假：如有员工请假，需到填写《假期申请单》并注明请假原因、时间及时数;交由相关领导签字同意后作为考勤依据;若上级不同意，需注明理 由再返回申请人。若特殊情况，未能提前提出假期申请，需及时致电相关领导说明事由，征求领导的同意方视为正常请假，回公司要及时补登。

　　3、考勤统计工作流程：A、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

　　B、每月 5 日前将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情况 统计考勤，交由财务部;

　　十四、招聘

　　十五、完成领导交代的其他临时性工作。

　　附：日常工作所需要的联系方式一份。

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